לחברות וחברי קהילת האוניברסיטה,

 

אנו נמצאים בעיצומה של הטמעת מערכת הכספים החדשה של סאפ. כפי שהיה צפוי, זהו תהליך ארוך, קשה ומתסכל. אנו חשופים כל העת למשוב שמגיע אלינו מהשטח בעניין מערכת הכספים באופן כללי ותהליך ההטמעה באופן ספציפי. במכתב הזה ננסה להבהיר למה התהליך הזה הכרחי, מה הפעולות שאנו עושים כדי להקל ככל שניתן על תהליך ההטמעה, ומה אנו מתכננים לשפר בהמשך ההליך. 

מערכת הכספים הקודמת, ה"כספית", פעלה באוניברסיטה 40 שנים בדיוק. המערכת סבלה מכשלים רבים והמידע שסיפקה לא היה אמין. המערכת גם לא אפשרה מבט-על או יכולות בסיסיות, לדעת מה קורה במוסד שלנו ולייעל את התנהלותנו הכספית. כאן נציין שלוש דוגמאות מתוך מגוון החסרונות הבולטים של המערכת הקודמת: 1) אנו רוכשים ציוד וחומרים במאות מיליוני שקלים בשנה. המערכת הקודמת לא אפשרה לנו לנצל את יתרון הגודל לצורך חיסכון משמעותי ברכש. רוב הרכש באוניברסיטה מבוצע באמצעות קרנות מחקר, והן אלו שייהנו ישירות מחיסכון כזה. 2) קשה מאד לאתר טעויות במערכת הזאת לאחר הזנת בקשת הרכישה, וכך כל טעות גרמה להשקעת זמן מאד גדולה בגילוי הטעות, ולעיכוב משמעותי בתשלומים. 3) חלקים שונים במערכת הזאת לא היו מתואמים זה עם זה וכך קיבלנו הרבה פעמים דיווחים שונים על אותה פעולה. באופן יותר כללי, דיווחי המערכת הזאת היו לעתים לקויים, וחייבו עבודה ידנית.

הרוב המוחלט של הארגונים המובילים בעולם המערבי עברו למערכות ERP שנותנות מענה לכל החסרונות שציינו ולחסרונות רבים נוספים. המערכת שבה אנו בחרנו, סאפ, נמצאת בשימוש של יותר מ-75% מהמוסדות האקדמיים הנמצאים בטופ-100 העולמי. מדובר במערכות מורכבות, אבל כאלה שמאפשרות גמישות רבה, חתכים רבים על המידע, יכולות ניתוח מתקדמות (BI) והרחבות עתידיות. החיסרון הבולט של מערכות כאלה הוא שבגלל מורכבותן, הן פחות אינטואיטיביות ומצריכות רכישה של המיומנות הנדרשת להפעלתן. כמו כן, תהליך ההטמעה שלהן הוא לרוב ארוך, קשה ומתסכל. זו תופעה שהתרחשה בכל הארגונים שהחלו להשתמש במערכות האלה. ואף על פי כן, כמעט כל האוניברסיטאות המובילות בחרו להכניס מערכת כזאת בגלל הקונצנזוס הקיים שבתום תקופת ההטמעה, המערכת מאפשרת התנהלות הרבה יותר טובה.   

האוניברסיטה שלנו החליטה לרכוש את מערכת סאפ לפני יותר מארבע שנים. מתוך הכרת הקשיים הצפויים בהטמעת מערכת כזאת, נערכנו במשך יותר משנתיים להפעלתה. כבסיס למערכת יישמנו, למעשה, את המערכת של הטכניון, תוך התאמות ושינויים רלוונטיים לנו ותוך התייעצויות רבות עם מוסדות דומים בארץ (בייחוד מכון ויצמן ואוניברסיטת תל אביב). שכרנו את חברת נס כדי לעזור לנו בהתאמת המערכת לצרכינו והטמעתה. בתהליך הזה נעזרנו בשנים 2016-2018 בקבוצות מיקוד מתוך הסגל האקדמי בקמפוסים השונים, וכן באנשי המקצוע הרלוונטיים ברשות למו"פ, באגפי הכספים ומשאבי אנוש ועוד רבים אחרים. קבוצות המיקוד הללו סייעו רבות באפיון המערכת. החלטנו גם להוסיף מודול ייחודי, שתפקידו להקל על החוקרים ומנהלי המעבדות – הפורטל לחוקר. המערכת נבדקה ונבחנה חודשים ארוכים על ידי אנשי חברת "נס" ועל ידינו. חשוב לציין כי שלב העלייה לאוויר במערכות כגון זו סבוך במיוחד, כי לא ניתן לעשות "פיילוט" אמיתי וחלקי: יש צורך לעבור באופן חד ממערכת אחת לשנייה בגלל הרכיבים והממשקים הרבים. כפי שנאמר תהליך המעבר, בכל ארגון שמוכר לנו, הוא תהליך כאוב שאורך מספר חודשים. בהתאם לכך, דחינו פעמיים את העלייה לאוויר, על מנת לשפר את איכות המערכת ואת יציבותה.

ברור שתהליך הכנה כזה אינו חף מטעויות. ייתכן שניתן היה להרחיב את ההיוועצות בקבוצות המיקוד, וייתכן שניתן היה לצפות ולמנוע חלק מהבעיות שהתעוררו. מדובר בשינוי ענק, וניסינו לעשינו ככל הניתן על מנת להקל את המעבר. יש כאן סוג של "שפה חדשה" עבורנו (אם כי לא בעולם שמחוצה לנו, שם זה כבר מזמן הסטנדרט). יש גם מעבר להתנהלות המקובלת במוסדות הדומים לנו, כמו שימוש במק"טים לטובת רכש (מה שיאפשר לנו לנצל את יתרון הגודל שלנו). הענקנו יותר מ-15,000 הרשאות בתהליך הזה, שנתמך על ידי קרוב ל-40 מטמיעים ועשרות רבות של עובדי האוניברסיטה. אנחנו יודעים שהתהליך לא פשוט, שיש פגיעה בתפוקות האקדמיות בתקופת המעבר, אבל אין לנו ספק שבטווח הארוך המהלך חשוב ומשתלם.

איפה אנחנו עומדים? עברו חודשיים מאז עלינו לאוויר, והמדדים מראים שהמערכת הפיננסית חזרה, ברובה, לשגרת עשייה, עם יותר מאלפיים אנשים בקהיליית האוניברסיטה המשתמשים במערכת. הקמנו שלושה מוקדי תמיכה טלפוניים ואונליין. נפח הפניות למוקדים עמד בשיא תקופת העלייה לאוויר על כ-700 פניות ליום, וירד בשבועות האחרונים למעט יותר ממאה. עשרות אלפי תנועות התבצעו במערכת מאז עלתה לאוויר, והאוניברסיטה כבר עברה למערכת החדשה באופן כמעט מלא. מדד חשוב – נפח פעילות הרכש המרכזי (קרי הרכש בסכומים גבוהים שנעשה באמצעות מחלקת הרכש) – מראה שחזרנו לרמות של יותר מ-75% בהשוואה לנפח הפעילות לפני שנה. יש עדיין תקלות במערכת, אם כי מספרן הולך ופוחת. אנחנו מקבלים משוב וביקורת הכוללת בקשות רבות לשינויים ושיפורים ומבצעים אותם ככל שניתן. ברצוננו להדגיש כי אנו שמחים לקבל משובים גם אם הם ביקורתיים. זאת דרך מרכזית לשפר ולייעל את המערכת.

מה אנו צופים ביחס להמשך תהליך ההטמעה? בחודשים הקרובים נמשיך לתת תמיכה קרובה למשתמשים הזקוקים לכך, באמצעות מטמיעים חיצוניים ואנשי האוניברסיטה. אנו מעריכים שנפח הפעילות יחזור לגודל המקובל בשבועות הקרובים. עיקר הקשיים שהתעוררו בשבועות הראשונים, בעיקר בצד ההרשאות והסיווגים הממומנים, כבר נפתרו. הליקויים שנמצאו במערכת הנסיעות טופלו, וכעת המערכת עובדת ויציבה. בשבוע שחלף רוכזו ההערות שהתקבלו מסגל האוניברסיטה באשר להיבטים שונים של המערכת, ובימים אלה פועל הספק לשדרוג משמעותי של הרכיבים המרכזיים שזוהו כצווארי בקבוק במערכת, ובכלל זה הפורטל לחוקר והפעלת מערכת ייחודית שתפשט את העבודה עם מספרים-קטלוגיים. מרבית פיתוח שיפורים אלה צפוי להסתיים בתוך כשישה שבועות. כמו כן, הרשות למו"פ מרכזת עבודה לצמצום ניכר של הסיווגים במענקי המחקר. עד סוף חודש ינואר תחל לפעול הגרסה הבאה של הפורטל ובו שיפורים כפי שביקשו רבים מהחוקרים ומנהלי המעבדות. שיפורים נוספים עליהם אנחנו עובדים בחודשים הקרובים מתמקדים בהליכי הרכש ובדוחות השונים.

ברור לכולנו שאנו חווים תקופה מאתגרת. ואולם, ברור לנו גם שעלינו להצטרף למאה ה-21 בנושא המחשוב ולהיות במצב דומה לאותם ארגונים ואוניברסיטאות שאליהם אנו משתייכים. לפיכך אנו נחושים להשלים את המהלך, ומודים לחברי הסגל האקדמי והמנהלי, על תרומתם המכרעת להצלחת הפרויקט.

 בברכה,

פרופ' אשר כהן- נשיא

פרופ' ברק מדינה- רקטור

מר ישי פרנקל- סגן נשיא ומנכ"ל